Mit abgestimmten Prozessen und den dafür nötigen Tools, schaffst Du es Dein Unternehmen stressfrei weiter auf Wachstumskurs zu halten und so auch Zeit für Familie, Freunde und Hobbys zu finden. Auch bevor Du Dir ein Team zur Unterstützung dazu holst, ist es wichtig, erst einmal die Struktur und Prozesse in Deinem Unternehmen klar abgebildet zu haben.

Dein vielleicht treuester Wegbegleiter im Business

Ein Projektmanagement-Tool, richtig aufgesetzt, hilft dir und natürlich auch mir dabei, den Überblick über ein Projekt bzw. sogar das gesamte Business zu behalten. Es gibt verschiedene Tools wie Asana, Trello, Notion oder Jira, die Aufgabenlisten, Zeitpläne und Fortschrittsberichte ermöglichen. Es ist empfehlenswert, je nach Anforderungen das passende Tool auszuwählen und eine klare Struktur für das Projekt zu definieren. So kann man effektiver arbeiten und den Fortschritt des Projekts besser verfolgen. Egal für welches Tool du dich entscheidest, du musst dir am Anfang die Zeit nehmen, dich einzuarbeiten, dich deiner Strukturen und Prozesse klar werden und das Tool entsprechend aufsetzen.

Startest du einfach irgendwie, wirst du auch in einem Projektmanagement-Tool früher oder später den Überblick verlieren, so wie zuvor wahrscheinlich mit der Zettelwirtschaft. „Ordnung ist das halbe Leben“, sagte meine Oma immer zu mir, vielleicht hat sie den Grundstock für meine Ordnungsliebe, zumindest im Business ;), gelegt.

Meine persönliche Tool-Empfehlung ist übrigens Asana. Schon in der kostenlosen Basis-Variante gibt es sehr viele Möglichkeiten Strukutren, Projekte und Aufgaben anzulegen, zu filtern und übersichtlich darzustellen. Als Asana Ambassador unterstütze ich dich gerne beim Setup und gebe dir Tipps für eine sinnvolle Struktur, die sich dann auch auf deine Ordnerstruktur z.B. bei One Drive oder Google Drive übertragen lässt.

Wachstum durch klare Strukturen

Früher oder später wirst du an den Punkt kommen, dass du einzelne Aufgaben oder auch ganze Projekte z.B. an eine Virtuelle Assistenz oder eine Online Business Managerin auslagern möchtest.

Denk aber bitte daran, dass ein erfolgreicher Team-Aufbau klare Strukturen und Rollenverteilungen erfordert. Es ist wichtig, dass die Ziele und Erwartungen für jedes Teammitglied klar definiert sind. Eine klare Kommunikation und regelmäßiges Feedback können dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen im Team zu stärken. All das kannst du über ein Projektmanagement-Tool wie Asana verwirklichen. Du benötigst neben regelmäßigen Team-Meetings, die sich übrigens auch wunderbar in Asana vorbereiten lassen, kein weiteres Tool wie einen Messenger zur Kommunikation. Regel die Kommunikation über die Kommentarfunktion in den einzelnen Aufgaben. So behältst du, aber auch dein Team, den Überblick und es muss nicht lange gesucht werden, wo welche Information ausgetauscht wurde.

Demnächst stelle ich dir auch eine Checkliste zur Verfügung, die dir dabei hilft, das Onboarding einer Virtuellen Assistenz oder Online Business Managerin erfolgreich zu gestalten. Sei gespannt! 😉

Ein bisschen Disziplin für Effektivität

Ich gebe zu, es erfordert gerade zu Anfang auch viel Disziplin und auch Zeit, das Projektmanagement-Tool aufzusetzen, zu pflegen und es zum Dreh- und Angelpunkt des Business zu machen. Wenn du das aber geschafft hast, wirst du sehr viel Zeit einsparen. Denn es ermöglicht dir Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen, Deadlines zu verwalten und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Durch die zentrale Verwaltung aller Projektinformationen können Missverständnisse und Verzögerungen vermieden werden, was zu einer effektiveren Umsetzung des Projekts führt.

Mein Angebot an dich

Gerne untersütze ich dich bei der Auswahl des für dich richtigen Tools und unterstütze dich beim Setup. Nicht nur bei der technischen Einrichtung, sondern auch beim strategischen Setup.